POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE H2ORDEN

Última actualización: 29 de octubre de 2026 Versión: 1.0

H2Orden reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales.

Esta Política explica qué información tratamos, para qué la utilizamos, las bases que legitiman dicho tratamiento, durante cuánto tiempo puede conservarse, con quién puede compartirse y los derechos de las personas.

H2Orden es operado por [RAZÓN SOCIAL O NOMBRE DEL TITULAR], RUC [●], Ecuador.

Para consultas relacionadas con privacidad:

Correo de privacidad: [●]

1. Alcance

Esta Política se aplica a los datos personales tratados mediante:

• h2orden.com;
• aplicaciones web;
• aplicaciones móviles o PWA;
• formularios;
• cuentas de usuario;
• soporte;
• comunicaciones;
• sistemas de facturación;
• integraciones;
• APIs; y
• demás servicios proporcionados por H2Orden.

2. Roles en materia de protección de datos

H2Orden puede actuar bajo diferentes roles dependiendo de la información procesada. 2.1. H2Orden como responsable del tratamiento H2Orden será normalmente responsable respecto de información que determine tratar para sus propias finalidades, por ejemplo:

• registro de cuentas;
• identificación del titular de una organización;
• autenticación;
• contratación;
• facturación;
• soporte;
• seguridad;
• prevención del fraude;
• comunicaciones operativas;
• gestión contractual; y
• cumplimiento de obligaciones legales.

2.2. H2Orden como encargado del tratamiento Cuando una distribuidora utiliza H2Orden para almacenar o gestionar datos de sus propios clientes, repartidores, trabajadores o proveedores y decide para qué utiliza dichos datos, esa distribuidora será normalmente el responsable del tratamiento.

En esos casos H2Orden tratará dicha información por cuenta y bajo instrucciones del Cliente, actuando como encargado u operador del tratamiento de acuerdo con la legislación aplicable.

3. Datos que podemos tratar

Dependiendo de la utilización del servicio podemos tratar las siguientes categorías. 3.1. Datos de registro

• nombres y apellidos;
• correo electrónico;
• número telefónico;
• empresa;
• cargo o rol;
• país;
• datos necesarios para la creación de la cuenta.

3.2. Datos empresariales

• razón social;
• nombre comercial;
• RUC u otros identificadores tributarios;
• información comercial;
• dirección empresarial;
• configuración de la organización.

3.3. Datos de usuarios internos

• nombre;
• teléfono o correo;
• rol;
• permisos;
• actividad dentro del sistema;
• información de autenticación.

Las contraseñas deberán conservarse mediante mecanismos criptográficos apropiados y no en texto plano. 3.4. Información de clientes administrados por las distribuidoras Dependiendo de los datos introducidos por cada Cliente:

• nombre;
• teléfono;
• dirección;
• referencias de ubicación;
• pedidos;
• historial de entregas;
• cantidades de botellones;
• envases entregados o retirados;
• valores cobrados;
• saldos;
• observaciones operativas;
• ruta asignada; y
• demás información necesaria para la relación comercial entre la distribuidora y su cliente.

H2Orden no determina de forma independiente que estos datos deban recopilarse cuando actúa únicamente como encargado del tratamiento. 3.5. Datos técnicos Podemos registrar:

• dirección IP;
• fecha y hora de acceso;
• identificadores de sesión;
• dispositivo;
• navegador;
• sistema operativo;
• eventos de seguridad;
• registros de errores;
• actividad relevante de la cuenta; y
• datos necesarios para prevenir accesos no autorizados.

3.6. Datos de facturación Según el método utilizado:

• identificación tributaria;
• razón social;
• dirección;
• comprobantes;
• plan contratado;
• valor;
• estado de pago;
• referencias de transacción.

Cuando los pagos sean procesados mediante proveedores externos, H2Orden procurará no almacenar datos completos de tarjetas bancarias salvo que sea estrictamente necesario y exista infraestructura adecuada para ello.

4. Datos que solicitamos no introducir

H2Orden no está diseñado para tratar innecesariamente:

• historias clínicas;
• datos genéticos;
• datos biométricos para identificación;
• orientación sexual;
• creencias religiosas;
• ideología política;
• afiliación sindical; u
• otras categorías sensibles no necesarias para el funcionamiento del servicio.

Los Clientes no deberán introducir esta información salvo que exista una función expresamente destinada para ello y una base jurídica válida.

5. Finalidades

La información podrá tratarse para: Prestación del servicio Crear cuentas, autenticar usuarios, administrar organizaciones y permitir el funcionamiento de clientes, rutas, pedidos, entregas, inventarios, botellones, cobranzas y reportes. Gestión contractual Administrar planes, suscripciones, pagos, facturación y relación contractual. Seguridad Detectar accesos anómalos, fraude, abuso, errores, intentos de intrusión y otros incidentes. Soporte Atender consultas, diagnosticar problemas y prestar asistencia. Comunicación Enviar información necesaria sobre la cuenta, seguridad, pagos, cambios del servicio o actualizaciones contractuales. Cumplimiento legal Atender obligaciones fiscales, regulatorias, judiciales y administrativas. Mejora del producto Analizar funcionamiento, estabilidad, rendimiento y utilización mediante datos agregados, estadísticos o anonimizados siempre que sea posible. Comunicaciones comerciales Enviar información promocional únicamente cuando exista una base jurídica que lo permita y respetando los mecanismos de oposición o baja aplicables.

6. Bases jurídicas

Dependiendo del tratamiento, H2Orden podrá utilizar entre otras bases reconocidas por la legislación aplicable:

• ejecución de una relación contractual o medidas precontractuales;
• cumplimiento de obligaciones legales;
• consentimiento del titular cuando resulte requerido;
• interés legítimo cuando la legislación lo permita y exista una evaluación adecuada; y
• otras bases expresamente reconocidas por la normativa aplicable.

H2Orden no utilizará el consentimiento como fundamento artificial para tratamientos que sean indispensables para ejecutar el contrato cuando otra base jurídica resulte más adecuada.

Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, este podrá ser retirado conforme a la legislación aplicable sin afectar la licitud del tratamiento realizado previamente.

7. Datos de clientes finales administrados por una distribuidora

Cuando una distribuidora utiliza H2Orden para administrar información de sus propios clientes, la distribuidora deberá determinar la base jurídica correspondiente y proporcionar a esas personas la información exigida por la legislación aplicable.

H2Orden no utilizará esa base de datos para comercializar directamente sus propios productos a los clientes de la distribuidora simplemente por encontrarse alojados en la Plataforma.

8. Compartición con proveedores

H2Orden podrá utilizar proveedores tecnológicos que actúen como encargados o subencargados para funciones como:

• infraestructura en la nube;
• bases de datos;
• almacenamiento;
• correo electrónico;
• mensajería;
• autenticación;
• monitoreo;
• soporte;
• mapas;
• pagos;
• copias de seguridad; y
• seguridad.

Estos proveedores deberán acceder únicamente a la información necesaria para prestar sus servicios y estarán sujetos a obligaciones contractuales y de seguridad apropiadas según corresponda.

H2Orden mantendrá control sobre la selección de proveedores relevantes y podrá actualizar su infraestructura conforme evolucione el producto.

9. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura o procesar información fuera del país donde reside el Usuario.

Cuando una operación implique una transferencia internacional de datos personales, H2Orden aplicará los mecanismos, garantías, contratos o excepciones exigidos por la legislación aplicable.

Cuando H2Orden actúe exclusivamente como encargado, realizará transferencias o utilizará subencargados conforme a las instrucciones contractuales aplicables y a la normativa correspondiente.

10. Autoridades

H2Orden podrá proporcionar información a autoridades públicas, administrativas o judiciales cuando exista una obligación legal, orden válida o requerimiento emitido dentro de sus competencias.

H2Orden no entregará voluntariamente información personal a autoridades o terceros sin una base jurídica válida.

11. Venta de datos

H2Orden no vende bases de datos personales de sus Usuarios ni de los clientes gestionados por las distribuidoras.

Una eventual operación societaria, fusión, adquisición o reorganización empresarial no se considerará una venta comercial ordinaria de datos, pero cualquier tratamiento derivado deberá respetar la legislación de protección de datos aplicable.

12. Conservación

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades que justificaron su tratamiento y conforme a obligaciones legales.

Como regla general: Cuenta La información esencial de la cuenta podrá conservarse mientras exista una relación contractual activa. Datos almacenados por el Cliente Se conservarán durante la vigencia del servicio y posteriormente durante un periodo limitado necesario para permitir recuperación, exportación, resolución de controversias o eliminación técnica, salvo obligación legal distinta. Registros de seguridad Podrán conservarse durante el periodo razonablemente necesario para investigación de incidentes, auditoría, prevención de fraude y seguridad. Información de soporte Podrá conservarse mientras resulte necesaria para documentar y solucionar incidencias y posteriormente durante el periodo razonable de defensa de derechos. Información tributaria y contable Se conservará durante los plazos exigidos por las leyes fiscales y contables aplicables. En Ecuador determinados documentos tributarios deben conservarse por siete años.

Una solicitud de eliminación no obligará a destruir información cuya conservación sea exigida legalmente.

Una vez cumplido el plazo correspondiente, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a un proceso equivalente cuando sea técnicamente procedente.

13. Copias de respaldo

Los datos eliminados de los sistemas activos pueden permanecer temporalmente en copias de seguridad hasta completar los ciclos normales de rotación.

Durante este periodo la información seguirá protegida y no será utilizada para finalidades ordinarias.

14. Seguridad

H2Orden adopta medidas de seguridad apropiadas al riesgo.

Entre ellas podrán encontrarse:

• conexiones cifradas;
• almacenamiento protegido;
• hash seguro de contraseñas;
• autenticación;
• roles y permisos;
• separación lógica entre organizaciones;
• registros de actividad y seguridad;
• copias de respaldo;
• políticas de acceso;
• actualización de software;
• monitoreo;
• gestión de vulnerabilidades; y
• mecanismos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema puede garantizar riesgo cero, pero H2Orden mantendrá medidas razonables y proporcionales al tipo de información tratada.

15. Incidentes de seguridad

Si se produce una vulneración de seguridad que afecte datos personales, H2Orden: 1. analizará el incidente; 2. procurará contenerlo; 3. determinará la información afectada; 4. adoptará medidas para reducir sus consecuencias;

5. documentará el incidente; y

6. realizará las comunicaciones a autoridades, Clientes o titulares que sean legalmente exigibles.

16. Derechos de los titulares

Dependiendo de la jurisdicción aplicable, el titular podrá tener derechos como:

• conocer si sus datos están siendo tratados;
• acceder a ellos;
• obtener información sobre su utilización;
• solicitar actualización o rectificación;
• solicitar eliminación cuando proceda;
• oponerse a determinados tratamientos;
• retirar un consentimiento previamente otorgado;
• solicitar portabilidad cuando resulte legalmente aplicable;
• solicitar suspensión o limitación del tratamiento cuando corresponda;
• no quedar sometido a determinadas decisiones automatizadas cuando la legislación así lo reconozca; y
• presentar reclamaciones ante la autoridad competente.

En Ecuador estos derechos serán atendidos conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y normativa complementaria.

17. Cómo ejercer derechos

Las solicitudes podrán enviarse a:

Correo de privacidad: [●]

La solicitud deberá proporcionar información suficiente para verificar razonablemente la identidad del solicitante y determinar los datos sobre los cuales desea ejercer sus derechos.

H2Orden no solicitará información excesiva para verificar la identidad.

Cuando H2Orden actúe únicamente como encargado de una distribuidora, podrá remitir la solicitud al Cliente responsable del tratamiento o colaborar con él según corresponda.

18. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

H2Orden podrá utilizar automatizaciones para mejorar procesos operativos.

Cuando una funcionalidad produzca decisiones automatizadas que puedan generar efectos jurídicos o impactos significativos sobre una persona, se aplicarán las garantías exigidas por la legislación correspondiente.

Los datos personales alojados por un Cliente no serán utilizados para entrenar modelos generales de inteligencia artificial de terceros para finalidades propias de esos terceros sin una base jurídica y contractual adecuada.

19. Cookies y almacenamiento local

H2Orden podrá utilizar cookies, almacenamiento local u otras tecnologías estrictamente necesarias para:

• mantener sesiones;
• autenticar usuarios;
• preservar configuraciones;
• proteger la seguridad; y
• garantizar funciones esenciales.

Cuando se utilicen tecnologías no esenciales con fines publicitarios, analíticos u otros que legalmente requieran consentimiento, se proporcionará el mecanismo correspondiente antes de activarlas.

20. Menores

H2Orden es un servicio empresarial y no está destinado directamente a menores de edad.

Los Usuarios no deberán crear cuentas personales de menores ni almacenar innecesariamente información de menores.

Si H2Orden identifica que se ha recopilado indebidamente información de un menor, podrá adoptar las medidas necesarias para restringir o eliminar dicho tratamiento.

21. Responsabilidad del Cliente

Cada Cliente que utilice H2Orden para administrar información de terceros deberá:

• informar a las personas sobre el tratamiento cuando corresponda;
• contar con una base jurídica válida;
• recopilar únicamente los datos necesarios;
• mantener la información actualizada;
• configurar adecuadamente los permisos de sus trabajadores;
• retirar accesos de personas que dejen de estar autorizadas; y
• cumplir las obligaciones que le correspondan como responsable del tratamiento.

22. Datos agregados y anonimizados

H2Orden podrá generar información estadística o agregada destinada a:

• analizar el rendimiento del producto;
• conocer tendencias generales;
• detectar errores;
• diseñar nuevas funciones;
• planificar capacidad; y
• producir estadísticas comerciales.

Cuando dichos datos hayan sido efectivamente anonimizados de manera que razonablemente no permitan identificar a una persona, podrán dejar de considerarse datos personales conforme a la legislación aplicable.

23. Cambios en esta Política

Esta Política podrá modificarse debido a cambios:

• legales;
• regulatorios;
• tecnológicos;
• operativos; o
• relacionados con nuevas funciones.

Cada modificación tendrá un número de versión y una fecha.

Cuando un cambio afecte sustancialmente la manera en que tratamos información personal, proporcionaremos una notificación adecuada y solicitaremos una nueva autorización cuando esta resulte legalmente necesaria.

24. Legislación y autoridades

La operación principal de H2Orden estará sujeta a la legislación ecuatoriana, incluyendo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las normas emitidas por la autoridad competente.

Cuando H2Orden ofrezca servicios en otras jurisdicciones, se aplicarán también las disposiciones imperativas que correspondan en cada país.

Los titulares conservan en todo momento el derecho de acudir ante la autoridad de protección de datos competente.

25. Contacto

Responsable: [RAZÓN SOCIAL / PERSONA NATURAL] Nombre comercial: H2Orden RUC: [●] Domicilio: Ecuador Correo general: [●] Correo para privacidad y derechos de titulares: [●]

La presente Política forma parte del marco contractual y de privacidad de H2Orden y debe interpretarse conjuntamente con los Términos y Condiciones y, cuando corresponda, con el acuerdo de tratamiento de datos celebrado con cada Cliente.